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会博通研发专家谈档案管理系统未来发展趋势

2020/1/16 0:00:00

会博通研发专家谈档案管理系统未来发展趋势
 

2019年年终会博通研发专家谈未来档案管理系统的发展趋势。会博通自1988开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。在过去超30年会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经荣获经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。

 

如今会博通已经在知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化、合同管理等领域走在世界领先水平。那么在计算机信息化刺激下,未来档案管理系统智能化发展趋势越发重要,应用到档案管理实际工作中应该有哪些措施,小编就将会博通专家分析报告整理出来供大家参考:


档案管理系统

 

1、档案管理智能化

 

随着信息时代的到来,计算机技术已经运用到档案管理中,使得档案管理具备了硬软件基础,如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门,而在查询、利用、存储等一系列的应用中,都建立了软件支持,如联机数据库、网上信息咨询平台等,这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。而在统一性的管理标准制度的保障下,如档案整理标准、统计标准、技术指标等被严格规定下来,这为实现统一性的智能化管理提供了有效条件,刺激了档案数据库中信息资源的建立。

 

随着信息化时代的到来,档案管理的数量、种类不断增加,形式不断发生变化,如现代的电子档案、数字档案、快照档案等,这就刺激了原来的档案管理方式的改变;在人类知识化的今天,档案容量不断增加,其内部信息量的增加,必定要求具备高储存、高输出性能的技术为保证,而要实现对新形式、新内容档案的管理,必须借助于信息化、智能化的管理方式;在大容量信息的刺激下,人们的知识容量提升,对知识的要求量远远超过以前,这就要求具备大容量的共享信息,而智能化管理为实现资源共享提供了开放性的平台,这就利于实现档案价值。

 

现存档案自然老化、人为损失的现象严重,而采用智能化档案管理方式,可有效保护档案原件、延长档案寿命,同时可充分利用信息化、智能化管理降低原档案的损失和丢失风险,并针对于损失文件采用数字拷贝等方式进行复原处理,这对保护原档案起到了积极作用。

 

 

2、档案存储智能化

 

与传统的档案管理方式相比,智能存储是计算机系统本身最重要的智能特征,智能化存储功能改变了传统的纸张、书本档案库形式,依靠智能系统运行智能存储管理软件,支持多种文件和操作系统,实现存储资源的虚拟化。其二,提升存储设备之间的信息联系,并有效实现备份、容错、改错、安全管理等职能,有效提升了档案管理的安全性,实现了档案保存的完整性和信息的全面性,利于实现档案使用价值。

 

3、档案检索智能化

 

在现代档案管理中,文献检索智能化特征越来越明显。档案存在的形式也越来也多,既有文字、数字,也有图文、声像,有加密文件,也有非加密文件,有本地存储信息,也有异地存储信息,而要获得相关性的信息,仅仅依靠书本查找并不能实现文献资源的享用,而在智能化管理条件下,档案管理系统将档案信息进行归类存储。使用智能检索管理功能,就能实现检索过程中,快速高效的查询自己需要的档案。以文献查询为例、检索文献关键词等信息为基础,对文献进行分类排列存储,这样就可以提升文献检索的准确性,使人们能够以最快的速度找到想要的相关文献,而且各类文献也以“期刊”、“硕士文献”、“博士文献”等方式进行分类,突出文献的重要性和性能,进而提升文档选用率。

 

4、档案应用智能化

 

档案管理系统智能化应用管理,将档案进行信息化、数字化、智能化处理后,以程序的形式存在,这就刺激人们在进行档案采用时,以网址、程序的形式进行搜索,同时,网络提供的大规模空间,提升档案的利用空间,尤其是一些专业性、科研型共享资源,在很大程度上实现了资源共同利用价值,进而以档案使用的反作用,实现了档案的丰富与发展。当然,不同的档案形式具有不同的利用途径以及价值,如电子档案智能化管理,可提升企业与客户之间的交流,加强两者之间的了解度与合作度,可以进行商情预测,提升企业市场预测力,可以进行智能化营销等,总之,其信息提供范围和途径的拓展,有效提升了档案管理的价值。

 

5 、档案管理机制越来越完善

 

各种档案信息资源都存在一定的逻辑性,在信息录入后,就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联系,提升数据库的完整性和安全性,管理标准的完整性将成为衡量未来档案管理系统实用性的重要指标,既可以实现规范性的制度约束,强调各个管理部门与管理信息的链接性,还可以在权限范围内档案信息管理畅通无阻。

 

6、档案管理安全保障

 

保障管理工作的信息安全性和工作的科学性,注重基础性工作管理,加强收集、整理、保存等环节的协调性,保证档案管理质量化,实现自动转化、编制、检索、存储、上传等功能,为智能化档案管理提供有效保障。会博通就通过,知识文档安全控制,让组织的核心竞争力得以安全地传播与利用。例如:痕迹记录、数字证书、支持SSL证书,实现加密传输、登录安全,支持USBKey安全认证登录,机器指纹、防扩散水印等等最新进的网络安全管理基础保障档案管理安全。

 

结语:会博通档案管理系统研发专家指出,未来档案管理系统智能化发展离不开,档案管理智能化、档案存储智能化、档案检索智能化、档案应用智能化、档案管理机制越来越完善、档案管理安全保障越来越受重视等。

 

 

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