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厦门钨业建设档案管理系统,促能源产业档案智慧化管理

2020/1/22 11:39:25

厦门钨业建设档案管理系统,促能源产业档案智慧化管理

 

厦门钨业股份有限公司简称“厦门钨业”是在上海证券交易所上市的集团型股份公司。公司前身福建省厦门氧化铝厂始建于1958年,1982年开始转产钨制品,1984年更名为福建省厦门钨品厂。199712月,福建省厦门钨品厂整体改制为厦门钨业股份有限公司。200211月,公司股票在上海证券交易所上市。厦门钨业拥有32家控股子公司、1家分公司,设有国家钨材料工程技术中心,国家高端储能材料国家地方联合工程研究中心、稀土工程技术中心和3个博士后工作站。公司是国家级重点高新技术企业、国家火炬计划钨材料产业基地、国家首批发展循环经济示范企业,是国家六大稀土集团之一。

 

2020年厦门钨业为了规范企业档案管理,携手会博通建设文档及综合档案管理系统,促进钨钼、新能源、稀土等领域档案管理规范化档案管理数字化,档案管理智能化

 

档案作为企业组织内部最为规范的知识,是组织存在的历史依据,做好档案管理工作是一个组织健康发展的需要,是提高组织工作质量和工作效率的基础条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作,是衡量一个组织管理水平的重要尺度。对于企业组织而言,档案管理并非单单把档案封存在档案室或系统中,而是能为日后的生产经营活动提供重复利用、历史借鉴以及促进改善功能的重要材料。

 

下面小编给大家简单介绍一下厦门钨业的档案管理系统搭建方案,由于部分功能和一些具体方案具有保密性,很多详情有所删减,仅供参考。

 

1. 自定义创建档案管理分类架构:

会博通作为一款精通档案管理的知识管理系统,它支持档案管理架构的自定义,为厦门钨业搭建的综合文档档案管理系统可根据实际管理需要,创建档案管理分类。

 

2. 档案取卷管理:

从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷,取卷时注意,准确记录所取案卷的物理存放位置。依次拿取,不要丢卷,确保案卷的完整。

 
3. 创建档案定义:

档案定义,是会博通给用户搭建档案管理系统平台的专用术语,简单的理解即是确定档案的最底层分类的相关属性,或称案卷的相关属性。创建档案定义即是在系统中进行立卷步骤。

 

4. 档案拆卷管理:

拆卷的含义是手工拆除案卷装订,如果纸质实体案卷信息已保存在会博通系统中,还应执行取消注册功能,相当于在会博通中执行拆卷操作。需保证案卷的完整,检查是否有缺页、漏页及其它错误,正、副卷标注是否正确。保持案卷的清洁,取掉案卷中的金属物,注明每卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。

 

5. 档案录入卷内文件信息管理:

一份案卷,一般都由多份性质相同或相似的文件组成,即所谓卷内文件。同时,每份文件都应拥有对应的属性信息,因为档案类型多样性的特点,档案资料的属性也不尽相同,会博通则可以根据具体需要,对案卷或档案分类自定义文件属性,适用不同的管理需要。

 

6. 档案扫描管理

对已录入相关属性的卷内文件进行扫描,并将扫描结果文件引入(上传)档案系统。会博通文档档案管理系统的图片管理器内嵌扫描处理程序,可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描(支持各种扫描仪),用户亦可使用其它扫描程序扫描文件(但使用会博通提供的图片管理器更为简单方便),然后,再通过引入功能将扫描文件引入档案系统,会博通还提供了专门的批量引入工具。


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