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疫情之下,档案管理智能化需求迫在眉睫

2020/3/27 0:00:00

疫情之下,档案管理智能化需求迫在眉睫

 

随着企事业单位的发展,各种信息档案资料数量逐日增多,档案的种类日趋多样化,纸质信息存储出现迅速膨胀。传统的档案管理方式与技术手段所导致管理效率低,利用率不高等问题也是日益明显,导致我国档案管理技术不再满足实际需要。近日,新冠疫情影响,让原本传统档案管理技术的弊端凸显,同时也反映出档案管理的信息化,数字化,智能化管理需求迫在眉睫。

 

众所周知,档案手工管理,工作流程繁琐低效、整理时间冗长。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误,档案存放次序难免被打乱,造成档案存放无序,查找困难,档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大,要查找、核查清理某一档案时,需要将所有的档案筛选一遍。档案信息化程度低,手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。由于档案数量众多,要对所有档案进行盘点,其工作量难以想象,那将是一项十分庞大的工程。鉴于目前档案管理存在的种种现状,档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。

 

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。近日会博通发布新一代档案管理系统,意在帮助企事业单位档案管理实现信息化、数字化、智能化管理。今天,小编就会博通新一代档案管理系统部署方案给大家做一个简单介绍,供大家参考!

 

会博通综合档案管理系统解决方案

 

1. 自定义创建档案管理分类架构:

会博通综合档案管理的知识管理集中统一管理平台,支持档案管理架构自定义,为党政机关,企业组织的综合文档档案管理,可根据实际管理需求,实现档案分类管理。

 

2. 档案取卷管理:

会博通综合档案管理系统,可提供从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷,取卷时注意,准确记录所取案卷的物理存放位置。依次拿取,做到不丢卷,确保案卷完整。

 

3. 创建档案定义:

会博通综合档案管理系统,简单的理解即是确定档案的最底层分类的相关属性,或称案卷的相关属性。创建档案定义即是在系统中进行立卷步骤。

 

4. 档案拆卷管理:

会博通综合档案管理系统拆卷的含义是手工拆除案卷装订,如果纸质实体案卷信息已保存在会博通系统中,还应执行取消注册功能,相当于在会博通中执行拆卷操作。需保证案卷的完整,检查是否有缺页、漏页及其它错误,正、副卷标注是否正确。保持案卷的清洁,取掉案卷中的金属物,注明每卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。

 

5. 档案录入卷内文件信息管理:

会博通综合档案管理系统一份案卷,一般都由多份性质相同或相似的文件组成,即所谓卷内文件。同时,每份文件都应拥有对应的属性信息,因为档案类型多样性的特点,档案资料的属性也不尽相同,会博通则可以根据具体需要,对案卷或档案分类自定义文件属性,适用不同的管理需要。

 

6. 档案扫描管理

会博通综合档案管理系统对已录入相关属性的卷内文件进行扫描,并将扫描结果文件引入(上传)档案系统。会博通文档档案管理系统的图片管理器内嵌扫描处理程序,可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描(支持各种扫描仪),用户亦可使用其它扫描程序扫描文件(但使用会博通提供的图片管理器更为简单方便),然后,再通过引入功能将扫描文件引入档案系统,会博通还提供了专门的批量引入工具。