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资深产品经理:数字化档案管理系统如何筛选

2020/4/2 0:00:00

资深产品经理:数字化档案管理系统如何筛选

 

在这个数字时代,无纸化办公已经越来越普及,要使用大量纸张的传统档案管理,也逐渐被电子档案系统取代。众所周知,相比传统的纸质档案管理手段,搭建档案管理系统,实现档案管理电子化,数字化文件管理,可以将数量庞大的资料,轻松地储存在一起,无需占用大量的办公空间。功能足够强大的档案平台,还会配备智能检索等功能,能够实现精准的查找和定位。企业部署一款好的档案管理系统,可以让企业的运作变得更快捷和高效。然而,电子档案管理系统类产品琳琅满目,质量参差不齐,如何进行筛选,才能够找到一款合适企业需求的档案管理系统呢?

 

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经在知识管理、文档管理、档案管理、证照管理、办公自动化、人事档案管理,合同管理等领域走在世界领先水平。会博通在研发综合档案管理系统前,做了大量的调研和需求分析,在如何筛选档案管理系统产品也有很多经验。下面小编就会博通资深产品经理内部培训分享的《企业如何选择合适的档案管理数字化产品》课题,提炼出一些重点建议分享给大家。

 

 

一、清楚企业自身需求:

 

会博通综合档案管理系统资深产品经理指出:在开始挑选数字化档案管理系统之前,企业自己应该先搞清楚企业资深需求。企业规模和组织架构不同,对档案管理系统的功能诉求就有所区别。举个例子,若企业人员流动性不大,档案管理系统的主要用途是储存员工的资料,那么最大的诉求资料存放;如果企业的规模较大,人员流动频繁,经常需要调动档案资料,那么我们企业除了存储功能,还需要注重档案系统是否具备权限管理、审批管理以及智能检索和查找功能等。

 

二、挑选最合适的功能

 

不同的企业对档案管理系统会有不同的诉求,当然在挑选系统的时候,就应该衡量系统的功能跟我们自身的需求是否契合,这里需要强调的是,选择档案管理系统时,不是一味追求强大的功能,再强大、多样的功能,倘若用不上,那也只是在浪费企业购置成本,并非理智之举。当然,不管哪款档案管理系统产品,我们都应该考虑到以下的基本的因素:

 

1、安全性

显然,员工电子档案系统所储存的资料,既是员工的私密信息,同时也是企业的机密资料。挑选一款技术水平达标、拥有安全证书的档案系统,是对企业数据安全的最大保障。

 

2、易学性

在企业内部,不管推行哪款新的系统,都必然需要投入一定的时间和精力让员工去适应,一款容易上手的系统,可以降低员工的学习成本,不单可以让档案系统在企业内部更快地发挥功效,还能提高员工的满意度。

 

3、延展性

企业是不断发展和变化的,员工档案系统也需要不断适应企业发展的需求,挑选一款延展性强的系统,可以及时添加开设新功能,满足企业当下发展的需求。

 
三、亲自体验试用所挑选的系统

 

目前,大多数档案管理系统软件都会提供一定试用期,在挑选的时候,应该抓住住试用的机会,亲自体验系统的功能和操作效果。与其光看商家的介绍,不如亲自体验更能辨别档案系统的好坏,最后再综合对比,挑选出一款适合自己企业的档案档案管理系统。

 

最后,小编希望通过会博通资深产品经理内部培训分享的《企业如何选择合适的档案管理数字化产品》课题,帮助您的企业挑选到一款合适的档案管理系统。


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