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规范化、标准化、科学化部署人事档案管理系统

2020/4/8 0:00:00

规范化、标准化、科学化部署人事档案管理系统
 

自从有了国家政权,有了对人的管理,就有了对人进行记录和管理的人事档案。中国现代人事档案工作起步于中国共产党成立之后开展的革命战争年代,建立于新中国成立之后。随着人事档案制度的建立健全,人事档案管理工作逐步规范化、标准化、科学化,全国规模的人事档案工作体系已经形成。随着经济发展,科技进步人事档案管理已逐步从传统管理方式向数字化、信息化、智慧化管理转变。

 

人事档案的一般定义为:人事档是组织、人事、劳动(或人力资源管理)部门在人事管理活动中形成的,记述和反映人员经历、德能勤绩和工作表现的,以个人为单位集中保存备查的各种方式和载体的历史记录,反映个人情况的文件材料,由于用人的需要而有意识地保存下来,就成为档案,是国家档案的重要组成部分。并非所有的人事文件材料都能够成为人事档案。人事文件材料转化为档案一般应具备办理完毕、手续完备、内容真实、有查考价值四个条件的文件材料。

 

对于组织而言,员工档案每天都有变化,员工信息、劳动合同、证件证照日益递增,很难有序化管理;人事档案整理不成体系,缺漏是常态;管理分散难以查找,纸质文件利用易损坏,难保管;人事升迁动用纸档难以保密,导致人事关系变复杂等。为解决这一系列问题,会博通通过多年的研发,建设成完善的综合人事档案全面信息化管理方案:帮助有需要的组织实现档案规范化、标准化、科学化、数字化、智慧化“五化”管理。

 

 

会博通综合人事档案全面信息化管理方案

一个平台,两个标准化打造安全的人事档案信息化解决方案


 


标准化人事档案分类与信息管理

员工入职、档案立卷、信息更新等全面标准化管理

 

自定义标准化人事档案分类、人员信息、以及文件模板

企业可以根据自身需要创建人事档案的分类结构(全面支持干部人事档案管理的十大类管理需求)、信息属性、文件目录以及正文格式的人事档案模板,员工入职时,以人立卷,不同的岗位可套用不同的人事档案分类结构模板,标准化人事档案分类、信息、文件的形成。

 

配置标准化的人事档案筛选及汇总格式,随时导出档案数据

 

可预设筛选条件,获取人事档案目录,不论是专业的档案表格或是单纯的统计表格,均可选择预设模板套取导出。

 

电子标签、条码或二维码,物联网化人事档案

 

支持条码、电子标签以及二维码,让人事档案实现与实体关联,快速实现查找、借阅登记等操作。

 




标准化人事档案的利用管控

人事档案查阅权限、借还流程、借还统计等全面安全化实施

 

细粒化的权限管理,保障人事档案应用安全

每一个分类都可以单独设置权限,授权对象是组织架构中的组织或具体的用户,首先是定义授权对象可访问的档案密级,以及可以进行的操作行为。会博通的权限管理有两个特点:一个是可以区分阅读条目和阅读内容的权限;另一个是可以区分自己创建和他人创建的内容的权限。

 

受权限体系管控的档案搜索平台

提供强大的检索功能,支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,并且检索结果是根据工作职能与授权决定的。

 

纯线上、纯线下以及线上线下结合的档案借还体系

用户可通过会博通,使用扫码或关键字检索方式定位档案资料,对于没有权限或需要借用原件/复印件时,可发起借用流程。

 

全面且可自定义范围的档案利用统计功能

有权限的用户可随时获取能自定义事件、借阅人等范围的统计报表,掌握文档的利用情况、利用明细以及利用排名等信息。


 


笔者发现,会博通是现在市面上的知识管理系统中,少数具备完整的与现行法律与规范要求一致的综合档案管理功能的系统,更是能符合组织干部档案人事管理要求的极少数系统之一。