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地产开发公司海量资料如何管理?资料管理员“福音”来了

2020/5/6 0:00:00

地产开发公司海量资料如何管理?资料管理员“福音”来了

 

混迹地产行业资料管理岗位两年有余的我,这两年可以说是“我待资料如初恋,资料虐我千百遍”。这两年多里,我每天的工作就是尽心尽责去做好全公司的资料、证照、合同分类和整理。众所周知,在从事地产行业的资料管理员工作不仅繁冗,并且责任十分重大。

 

尤其是公司新开发项目之时,便是我工作繁忙之日。每天加班加点也得要对新项目开发证照资料、招投标资料、企业资质、项目资料、合同资料等进行分门别类,归档存储,以便于保证公司的新项目开发、经营、运作,能够稳定有序开展。

 

公司每次开发新项目,都会附带有不同类型的证照资料、合同资料、项目资质、人事资料等。如果,公司在同一时间内,开发好几个项目,可想而知,我的工作量就会成数倍暴增!这样的工作量即使对从事资料管理多年的老鸟而言,也不是一件轻易完成的工作。另外,我们最怕的就是各个部门之间出现资料对接不顺畅。碰到这种情况,资料管理员焦头烂额不说,更会严重的影响到各个部门员工之间的合作,拉低部门间工作效率。

 

近日,公司为了防止这些情况的发生,为了提高整个公司的业务管理能力,为了让企业的证照资料、招投标资料、合同资料、项目资料,能够在第一时间精准找到,并加以利用,我们引进了数字化资料管理系统,通过公司技术的验证和领导对资料管理系统供应商的了解和全方位对比,我们最终采用了绍林科技研发的会博通9.综合资料管理系统解决方案。

 

绍林科技作为我国早期高科技软件企业,1988年已开发出我国第一套文档一体化软件产品会博通,亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30余年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,不断升级,为打造组织知识生态链而努力,现在已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。会博通知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。曾为南方电网、中国银行、农业银行、中国电信、日立电梯、佛山人大、中粮集团、珠江钢琴等党政机关、企事业单位部署综合档案管理系统,提供档案管理信息化建设方案,促进档案管理工作创新、提高效率。

 

今天,作为会博通9.资料管理系统使用者,应用期间给我带来不少惊喜,不仅大大提高了我的工作效率,更是提高了部门之间的合作有序化资料管理工作的开展,保证了资料的利用价值和安全性。我在这里特意安利一下会博通9.资料管理系统,给地产界的资料管理小伙伴们,你们如也安装会博通,也将有福了!

 

下面我简单地说一下,通过这段时间使用会博通心里一些小小的感受和意外的收获。

 

我在使用会博通的时候,会先分别把公司各种各样的证照资料按各种证照的性质,证照类型,管理部门,所属项目等一一归类,然后存入系统。我发现会博通在证照分类设置这块弄的十分出彩!可以自由定义设置分类才是王道,企业的每个证照应用场景都有所区别,自由的分类才可以完全匹配到实际的管理要求。

 

其次,像我们公司开发那么多项目,每个项目的开发,在建,竣工,大大小小的证照资料真的是数不胜数。如果按照象之前那样传统地检索搜文档,一一对应相关的地产项目再选其相关的证照,光在这个流程上都要耗费不少的时间和精力。使用会博通可以通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式,通过搜索平台,更快更精准地找到所需要的证照,简单又人性化,让我在和其他业务部门的小伙伴对接工作的时候非常的愉快。会博通不仅大大提高了资料搜索速度,也缩短了其他部门获取资料的时间,整个公司各个部门工作效率起来,公司业务能力也随之上去。

 

可以按需要进行的分类方法以及多样化的搜索工具,高效地满足我日常的办公数字智能化需求。现在,公司各个项目的证照及文件都在这个会博通系统中流转和处理,使用平台的小伙伴不能修改或删除原有信息,而且谁看过、用过哪些证照也可以像黑匣子一样记录在系统里面,这大大的提高了我的工作效率,也进一步节约了公司的人力物力。一个字,非常赞,真的超级值得推荐!


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