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如何有序化管理企业合同、证照、档案、方案等海量文档?

2020/5/14 0:00:00

如何有序化管理企业合同、证照、档案、方案等海量文档?

 

随着时代的高速发展,科学技术的进步,运营管理企业面临越来越大的信息压力,比如海量的合同、证照、档案、方案等文档,企业应该如何对这些文件档案进行有序化管理,和高效的利用?

 

众所周知,现代化企业文档的科学管理,不仅取决于对文档本身基本理论问题的研究,更依赖于对文档工作的整体把握,借助于可高效,有序化管理文档的系统平台,才能使得这些海浪的重要文档得到有序化管理和高效利用。

 

绍林科技作为我国早期高科技软件企业1988年已开发出我国第一套文档一体化软件产品会博通,亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30年,他们一直潜心研发综合知识管理系统,不断升级,为打造组织知识生态链而努力,现在已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。会博通知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。曾为南方电网、中国银行、农业银行、中国电信、日立电梯、佛山人大、中粮集团、珠江钢琴等党政机关、企事业单位部署综合档案管理系统,提供档案管理信息化建设方案,促进档案管理工作创新、提高效率。

 

据会博通综合文档管理系统资深产品经理介绍,目前的企业文件及档案管理措施中存在不少较为严重的问题

 

首先,当前很多企业的文档管理工作中存在管理意识不强、分工不合理、不科学,立卷和组卷、管理人员素质偏低等情况。其次,公司文档保密措施不到位。一部分公司由于缺乏相关的意识,所以对公司的机密资料管理不够疏密,对员工的限制不足,导致一部分机密文件经由员工之手流出,对公司造成经济损害。此类问题,在企业中是普遍存在的,一旦出现问题,后果严重性可想而知,尤其是后果比较严重的就在人事档案管理方面的信息泄露。

 

例如:一般在编人员的档案主要在机关、事业单位、国企单位等的人事部门。而非在编人员的档案则分布在不同地方,有的在国家人事部门的人才交流中心,有的在所在单位主管部门,有的在社会保险部门,有的在个人手中,致使这部分人群的档案得不到严谨的管理,更严重的会造成档案流失。还有,档案的交接转移问题。人员流动中,除了在编人员的档案,其他非在编人员的档案得不到及时有效的转移,造成人事档案不连续、环节脱档,致使后来单位无法及时对人员的档案进行补充,造成弃档、空档。由此造成一定的企业资源管理盲区,容易造成企业的经济损失。最后,管理不负责任。由于缺乏专业知识,在档案资料的收集、分类、整理、归档上应付了事,无法保证人事信息的准确、完整,不能有效发挥档案管理工作的职能作用。个别工作人员,缺乏职业道德,对人事档案管理极不负责,为了一己私利泄露人事信息,给社会、单位和个人造成损失。

 

那么,如何有效避免这些问题?我认为,随着时代的发展,很多新兴的综合知识管理系统完全可以借用,比如,会博通综合管理体系,这类的综合管理体系一经面世就已经具备了非常完善的体系内容,对于公司的文件档案管理能够有效的规划,对于文件档案的保密规划也很完善,比起跌跌撞撞的不断完善,不如选择一个快捷的方式一步到位。现代化的综合文件档案管理体系,已经非常完善,基本能够解决企业管理存在的问题。


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