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档案管理究竟可以给组织带来什么价值?

2019/10/25 0:00:00

习主席曾有言论:“档案工作是一项非常重要的工作,经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。”

由此可知,档案不仅仅是领导决策的依据,工作考察的凭证,科学研究和基础设施、设备建设等方面的可靠资料,还是具有重复利用、历史借鉴以及促进创新的重要材料!同时,如今被很多组织所遗忘的,档案还具备重要的证据性与情报性价值,它可以作为:

1、维护组织、个人权利的法律书证;

2、组织各方面经营管理活动的依据;

3、组织连续工作必须考查的凭据;

4、业务活动的情况、成果、经验和教训;

5、科研情报与成果的依据与参考材料!




会博通认为,档案管理的信息化建设对组织发展有着深远的意义。

一、是组织档案管理信息化建设发展的重要实践

随着组织发展时间越来越长,档案已然成为组织发展的重要资源,档案管理是指将有价值的资料进行归档、整理。有价值的资料包括与组织发展活动相关的所有文字以及任何媒体形式的资料,如:图纸,技术标准、规程、规范、科技档案、文书档案、财务档案、工程项目档案、设备档案等所有组织发展的重要凭据和原始资料、数据等。随着信息化时代的到来,海量的信息开始涌入现在组织,大量的纸质或电子文件使组织的档案管理工作面临新的挑战。会博通档案管理系统能有效解决信息化时代带来的档案问题,使档案管理跟上时代的步伐。

二、可提高组织的科学决策

会博通认为,在如今科技水平越来越高的时代,很多管理以及业务工作已经非常的标准化,技术也比较成熟,但是,做决策的时候多数还是靠以往积累的经验。如能通过过往档案中的各种资料、数据、信息,总结经验和教训,查找不足,则可以对组织的发展和管理,以及未来业务发展或拓展,提供历史依据以及做出科学决策。反之如果没有资料、数字、信息作为参考,那么组织管理者可能较难在瞬息万变的环境中,有效并科学地做出管理决策。

三、可以借鉴以往的经验教训

会博通认为,吸取有价值的信息,最大化简化业务工作程序,提高组织管理效率。对档案利用已经贯穿于组织对档案管理中的始终和各个环节,组织所开展的一切业务活动等都离不开档案工作作为依据和参考。

四、档案科学管理会对经营发展具有特殊的推动作用

会博通认为,组织在做出重大决策时可以借助过去发展中积累的档案资料分析总结不足,使决策更为科学和及时,同时,在日常的工作中可以借助以往档案资料反映出来的有效经验财富,促进组织的科学发展。

五、档案是组织发展的有效凭证

会博通认为,组织发展过程难免要与其他社会组织等发生各种纠纷。在纠纷过程中,组织可以借助真实记录组织创新的过程、内容、结果的档案为凭证,特别是产权纠纷,这些资料就成为了组织进行维权的重要的法律凭证和组织保护知识产权的有力武器。

六、能有效避免旧式档案管理造成的管理风险

会博通认为,档案是每个组织都需要把控的重要核心内容,因为档案资料承载的是组织的发展记忆、经验以及成果,很多时候,管理只是停留在个人或部门层面,这些重要的档案会因为人员的离职而丢失,因为时间推移而失去记忆,也会因为使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致形成损失的可能。会博通功能涵盖档案从采集、整理、录入、归档入库、借还、编研、注销等全生命周期的管理,并配备相关的信息化安全机制,能有效保障档案的利用安全。

 

因此可以这么说,档案的信息化管理是一个现代企业必要的管理手段,亦是一个主要的管理手段。会博通期望通过赋能企业信息化管理,与企手携手共创美好的未来。

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