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您还不知道如何管理企业文档?速来围观这家广州优秀企业文档管理软件的部署方案

2020/1/23 17:08:35

您还不知道如何管理企业文档?速来围观这家广州优秀企业文档管理软件的部署方案

 随着时代的发展,办公自动化,智能化,数字化应用系统,已经在大中小,高精尖企业得到广泛应用,由于互联网,物联网,移动互联网的发展,成功打通万物互联,也使得无数企业知识文档,就在这条数字的鸿沟里长期处于裸奔的状态。如何预防或避免人为,非人为因素造成企业重要绝密文档档案泄露给企业带来重大损失,已经成为每一个企业都在关心的问题!企业的员工无意或者恶意泄露公司的机密文档,意味着电子文档集中控管、数据访问权限控制在保护企业重要信息方面将发挥关键作用。

 

广州优秀的文档管理软件会博通,从1988开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。在过去超30年会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经在知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理、合同管理等领域走在世界领先水平。会博通文档管理软件以“事前主动防御、事中及时控制、事后及时追踪、全面杜绝泄密”为设计理念,以权限管理技术为核心,结合多种网络信息安全技术,建立完善的企业文档管理解决方案。

 

一、部署文档管理软件常见问题:

 

1、如何让企业各部门电子文档进行分类,涉密数据进行定义,哪些电子文档需要保护追踪?

 

2、如何确定涉密数据在企业系统中存放的位置,有多少数据存放在员工的计算机、公司的服务器或数据库?

 

3、如何掌握档案数据存放的位置,如何保证文档档案流出、流入提供实时的监控及保护,包括复制粘贴,打印,电子邮件,即时消息等途径发放的资料?

 

4、企业文档档案数据泄漏很多时都是人为所致,企业如何制定员工传送机密文档和编辑电子文档的权限;

 

5、如何监控数据被送达的地方是否安全,如商业伙伴或网上电子邮件等。

 

6、员工运用什么途径传送电子文档,这些途径包括所有移动储存硬盘和通讯工具传送等。

 

二、广州会博通文档管理软件部署方案:

 

1、文档集中加密储存消除安全隐患

 

会博通企业文档管理平台将所有员工的文档加密储存在服务器电脑上,防止涉密文档外泄,同时起到一个集中备份的功能,有效的遏制恶意删除重要文档,保证了文档储存的安全性。

 

2、清晰的权限划分

会博通企业文档管理软件可以设定文件访问权限,根据设定的权限等级进行分级设定,比如经理可以对信息部长设定权限,信息部长可以对网管设定权限,网管可以对员工设定权限。并且在特殊情况下可以收回指定权限。权限进行明确细分,此文档可查看可编辑,可查看不可编辑,可编辑不可拷贝,可编辑可拷贝,是否可打印,是否可删除等。

 

3、统一的服务器上进行安全共享和协同编辑

文档在服务器上进行权限设置后,哪些员工可以共享此文件,避免了传统网上邻居文件共享带来的不安全因素。有权限的员工在服务器上都可以清晰的看见文档,轻松实现协同编辑,体验员工间相互合作带来的成效。

 

4、文档全生命周期安全管控

会博通企业文档管理软件可以实现版本全方位追踪,记录文档产生的具体时间和编辑者,在何时被何人进行编辑修改,产生了几个历史版本,何人在何时拷贝或者打印此文档,到最后文档被安全删除,文档的整个生命周期都被完整记录和管制。


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