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陕煤运销引入档案管理系统,实行档案数字化管理

2020/2/6 9:44:08

陕煤运销引入档案管理系统,实行档案数字化管理

会博通档案管理系统技术顾问指出,陕煤运销铜川分公司高度重视档案管理工作,不断加大加强档案工作的队伍建设、设施建设和制度建设,积极推动档案管理工作引入国内最新进的档案管理软件系统,有效推进规范化、标准化、数字化,全面提升档案管理水平。陕煤运销通过多种培训方式不断提高档案管理人员的业务素质和专业技能,制定各项有关档案管理的规章制度,实现档案工作的规范化管理。

陕煤运销为加快档案数字化建设,引进专业管理软件进行档案编制,不断完善档案管理信息系统。截至目前,档案室已存录档案目录5000余条,数字化扫描4.8万余页,夯实了档案动态管理基础,提高了档案利用效率。

关于会博通综合档案管理系统:

过去30余年会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经荣获经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经在知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化合同管理等领域走在世界领先水平。


会博通档案管理系统产品研发专家指出:档案是组织内部最为规范的知识,是组织存在的历史依据,做好档案管理工作是一个组织健康发展的需要,档案管理工作是组织管理工作的一部分,是提高组织工作质量和工作效率的基础条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作,是衡量一个组织管理水平的重要尺度。会博通综合档案管理系统承载档案的全生命周期管理。

档案管理系统

档案数字化工作最有效的实施方法:

1、数字化实施过程的管理工作:由办公室集中统一领导、管理并实施。统一管理可以统一标准,保证质量,协调进度,并可提高效率,降低成本。

2、尽量收集电子文档:目前,文档信息的处理大都已实现计算机化,所以,及时和尽可能全面的收集电子文档,不但可降低档案资料数字化的成本,提高档案资料数字化的效率,也可改善档案资料利用效果。

3、数字化过程的流程管理:随着数字化技术的改善,以及数字化实施管理经验的积累,会博通已将数字化处理过程开发成规范化的数字化流程管理计算机程序,使实体档案资料的数字化工作依程序规范、有序的进行,并且,能像飞机上的黑匣子一样详细、具体且无声无息的记录整个数字化处理过程,以方便管理、统计与责任划分。

4、扫描文件通过OCR识别,以方便利用和搜索:会博通内嵌有文件扫描模块,亦容许采用第三方扫描软件,容许采用任何第三方OCR软件。

5、已有实体档案的数字化处理流程:

1)确定档案资料分类管理架构并依管理职责授权

2)取卷

3)档案资料定义(档案资料著录)

4)拆卷

5)录入卷内文件信息

6)扫描、OCR与上传

7)校对

8)封面、目录打印,案卷重新装订并放回档案资料柜

9)审核确认等。

档案管理系统

6、待归档文件的收集与数字化处理流程

对于已处理完毕,但还未归档的档案资料材料,其处理流程如下:

1)归档材料收集,如有可能,尽量收集到电子文档

2)分类

3)档案定义(档案著录)

4)录入卷内文件信息

5)扫描、OCR与上传,如有电子文档,则不一定要扫描纸质原文件

6)校对

7)封面、目录打印,案卷装订并放入档案资料柜

8)审核确认等。


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