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企业人事档案如何管理?三招实现“智慧化”

2020/4/1 0:00:00

企业人事档案如何管理?三招实现“智慧化”

 

受疫情影响,人事变动、招聘难成为当前大部分企业面临的难题。非常时期,作为HR的你,一定深有体会,只要你在人力资源部门,就无法避免处理成堆的人事档案资料。若在一个没有搭建人事档案管理系统的企业就职,纸质文件档案管理工作任务更是繁重不堪,沉重,同时难以调用的纸质材料,占用空间大,使企业耗费了更多额外的成本。纸质档案的保存也有可能因为时间或者环境造成一定的损坏,很难避免资料缺失的隐患。

 

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。

 

据会博通市场调研顾问介绍,今年来愈来愈多的企业开始引入无纸化办公,而数据庞大的人事档案成为企业首要数字化管理的核心资源。受疫情影响,会博通的人事档案管理业务咨询量更是数倍增长。无疑,搭建企业专属的人事电子档案管理系统是帮助企业解决纸质人事档案管理问题最为有效和快捷的方法。

 

企业如何建立人事档案管理系统,小编就会博通产品资深产品经理介绍内容,整理分享几个方法供大家参考。

 

一、 人事档案资料要健全

 

人事档案资料的收集和整理,是很基础但又不能轻视的工作,它是员工在企业中能否获得发展的重要依据。能否做好员工档案的管理,也是检验一名HR的基本功是否扎实的重要指标。一般情况下,这些资料应该包括:

 

基本个人信息:姓名、学历、专业、年龄、籍贯、过往工作经历等信息;

入职后工号、称职、入职日期、劳动合同、五险一金及薪酬状况等信息;

入职后的培训资料、培训合同等信息;

工作中的奖惩记录、晋升、调职、绩效考核情况等信息。

 

要确保可以掌握员工从进入公司到现在的整个发展过程,如有没有晋升、奖罚、绩效考核的业绩、受过什么培训等。

 

二、 挑选一个靠谱好用的人事档案管理系统

 

想要将纸质资料完全转化为电子资料,仅靠手工录入的方式,不光工作量极大,效率低且容易出错。此时,挑选一款靠谱好用的档案系统,才是企业迈进数字化创新的正确方式。

 

首先,安全性是第一要点。人事档案既是员工个人的私密信息,同时也是企业的机密资源,一旦泄露会使员工个人和企业的利益受到侵害。

 

其次,为了减轻工作量,电子档案的建立要更加高效快捷。所以,档案系统的功能是否足够强大,能否帮助我们快速建立电子档案,也将成为我们关注的要点,这就是“好用”的重要性。

 

会博通档案管理系统资深产品经理指出:一款好用的电子档案系统,应该具备智能化和延展性两个特点。智能化是为了解决我们低效的手工录用,能够通过扫描和解析功能,高效地将大量的纸质版档案转化为电子版档案。再者,也能够通过检索功能,快速和精准地查找、调用员工档案。而延展性指的是,系统的功能具备延展性,不仅是当下能够满足纸质资料转换成电子数据的需求,往后也能够建立在线填写资料的表单,为企业全面推行数字化提供足够的技术支持。

 

三、纸质、电子档案集中统一管理

 

一般而言,当原始的纸质档案已经转移到电子档案库进行储存,那么这些纸质档案在往后的任何时间进行处理都可以,但正如前面讨论到的安全性问题,如果这些纸质资料需要丢弃,那就要进行妥善的销毁和粉碎,确保信息不会对外泄露。当然,如果这些原始的纸质档案,与企业现有的电子档案不构成重复或者替代的记录,那我们仍需要妥善地储存好这些纸质资料。

 

以上就是搭建人事档案系统的一些建议。数字化储存企业的档案资料,可以真正有效地简化人事管理的工作,极大地提高工作效率,为企业及员工带来价值,让企业人事档案管理实现智慧化。


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