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如何高效分类、借阅、审批、归档管理企业档案

2020/4/1 0:00:00

如何高效分类、借阅、审批、归档管理企业档案

 

众所周知,企业工作中,档案管理尤为重要,档案对公司的经营理念、市场定位和营销策略起着重要的指导作用。尤其对于高速发展的大企业来说,分支机构多,部门多,员工多,档案分散,如何做到企业档案有序管理、借阅记录可查、审批规范管理等,成为公司管理者最困恼的问题之一。小编认为想要管理好公司档案,必须通过建立健全的公司档案管理体系,才能够让管理工作顺利进行。

 

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。

 

会博通档案管理系统资深产品经理指出,公司在建立档案管理体系时,首先要根据公司的实际情况,并根据各个方面的档案管理要求和特点进行开发。另外,公司档案也可以从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值等进行分类。并做到档案借阅记录可查询、依权限管理、归档过程可记录、纸质和电子档案集中统一管理。小编就将档案管理分为三步和大家做一下交流,仅供参考!

 

一、企业档案分类管理

1、行政文书档案:各种合同及协议书、会议文件、工作计划、规划和工作总结;有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。

2、企业管理档案:如企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案,固定资产及办公用品名册,产品质量、用户档案等。

3、企业技术档案:如技术研究档案、产品档案等。

4、企业会计档案:如会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。这些都需要分类进行登记、保管,明确对职工的管理责任。

 

二、公司档案出借管理体系

如果公司员工需要出借,需经过所属部门领导的批准,做好登记才可以出借阅读。而如果员工对档案丢失或者有所损害,应进行相应的处罚及批评,通过系统可记录借阅全过程。

 

三、档案归档管理

档案是公司在活动中所有档案的总和,能真实记录、反映公司的各项经营活动。同时,涉及的部门也是多。所以可以根据部门不同或者档案量的数量,制定上交档案时间,可以是半年一交,也可以是季度上交,确保公司员工能够严格执行。再由公司指定的相关档案管理人员进行管理,任何人不得随意查看、翻阅。

 

会博通综合档案管理系统资深产品经理指出,建立完善的档案管理体系,通过建立相关档案管理制度后,能辅助企业管理档案工作中不断的健全和完善。确保档案管理工作有法可依,有例可循


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