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规范制度、借力软件,提升档案管理水平

2020/4/3 0:00:00

规范制度、借力软件,提升档案管理水平

 

众所周知,在社会发展历程的各个阶段,档案管理工作都为一定的经济、政治、文化服务。对于国家档案而言,部分档案内容关系国家政治利益和经济利益,所以中外任何国家对档案管理都有一定的保密要求,一部分档案不对外开放,而多数档案则要在规定期满后才开放。进行档案管理工作,不仅要遵循集中统一管理国家档案,还要维护档案的完整与安全,以便于利用的原则。档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一,在构成整个社会的科学能力中占有重要地位,是构筑社会信息系统的重要基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有重要意义,对整个社会也有重要意义,不仅具有当前的、现实的意义,也具有长远的、历史的意义。要管理好档案规范管理制度是必然的,提升管理水平,实现档案智慧管理,就不得不借助专业的档案管理系统。下面小编就从规范档案管理制度和搭建档案管理系统,两方面相结合来提升档案管理水平,简单介绍一下,供大家参考

 

一、 规范档案管理制度:

1、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训,并经考核取得岗位资格证书。

 

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》,贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告,并根据《档案法》及有关规定,追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

 

3、熟悉本单位和本系统业务工作,了解本单位各类文件材料的形成过程,掌握分类方法、归档范围和保管期限。

 

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。

 

5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定,对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,出具销毁清册,写出鉴定分析报告,经领导批准后,和有关人员一起进行认真负责地销毁。

 

6、保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。

 

7、编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。

 

8、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。

 

9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动,认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料,并整理归档。

 

10、做好档案的统计工作,建立统计台帐,及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

 

11、在做好单位内部档案管理的同时,还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

 

二、 借助档案管理软件提升文档管理水平

 

无论是国外还是国内,大量实践表明:一个国家、一个企业的存在和发展始终离不开档案管理工作。一个国家、一个企业的档案管理水平滞后或水平低,势必会直接影响国家、企业的正常运作和健康发展。要提升档案管理水平,通过规范档案管理制度的同时还需要部署专业的 “会博通综合档案管理系统”,助力档案信息资源安全可靠的集中存储和充分共享利用,让档案资料互联互通,实现档案资源数字化、信息化,档案数据访问权限得到安全控制,档案利用方式通过网络更加简单方便。

 

三、关于会博通综合档案管理系统:

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。


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