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企业项目文档管理实操方案

2020/4/8 0:00:00

企业项目文档管理实操方案

 

受疫情影响,全国各地迟迟不能正常复工,近日,疫情得到良好的控制。据报道,除湖北外,95%以上的企业已经正常复工。企业办公文档作为项目各个阶段成功实施的关键证明以及成果材料,企事业单位对文档的管理也是越来越重视,尤其是受疫情影响,不少企业采用远程办公模式,不仅未造成损失,甚至很多企业因此获取新的契机。然而,企业项目开展和管理过程中涉及文档量非常大,通常一个项目都会确定专门或兼职的项目文档管理员。项目文档是保证项目质量的关键工作,文档管理的重要性这里就不多说了。就面对浩如烟海的项目文档,该如何有效管理这个问题,小编将会博通综合文档管理系统实操管理方案分享给大家:

 

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。

 

项目文档分类管理:

 

会博通综合档案管理系统,从项目内容、项目进度、子项目、等多个角度入手给出解决方案,1、 根据内容或者进度来分类:根据内容或者进度不同将项目文档分成若干子项目,每个子项目设置一个存放文档的文件夹,用以归档该子项目所属的文档文件。2、 根据子项目分别建档保存:将项目中产生的文档必须按照项目下的子项目分别建文档进行保存,项目下面的文档只能用来存放项目级的文档,如工作进度报告,联系人清单,已经成型或暂时有效的方案、规范等非临时性的文件;3、 根据不同的子项目进行归档:将具体工作中的文档按照所属不同的子项目文件夹进行归档存放。

 

接收文档命名规范:

 

会博通综合档案管理系统中每一个子项目文件夹中应当设置“接收文档”文件夹,保存从外部获得的文档。所有从外部获取的文件,必须按照固定的格式重新编著文件名,文件名要标明:标注编号、原文档名称、接收时间、发送人、版本号、状态号(非必须)。例如:001.[数据汇总表]_20180612_会博通_V1.5_最新版本。其中,同一种文档不同版本的序号标注一样,这样可以方便在一个文件夹中查看同一系列的文件,当文件夹中文档非常多,且接收的相同文档可能名称不一致,通过此类方法,设置列表显示、按名称排序,将会很方便的显示同系列文档。

 

发出文档命名规范:

 

会博通综合档案管理系统中每个子项目文件夹中应当设置“发出文档”文件夹,用来保存工作中涉及到的对外发送的文档,以达到对自己所发文档清晰明了易于查找的作用,发出文档的编码方式为:序号、原文档名称、发出时间、发送对象、版本。发出文档的命名要明确,原文档名称可采用工作区文档名称或者所收到文档的名称,同一文档不同版本要序号一致,根据版本号却别;以方便在以后的工作中分类查看。

 

文档管理工作区

会博通综合档案管理系统的每个子项目文件夹中设置一个工作区,工作区中的文档应当按照易用性、正确性、全面性的原则进行安排设置。(注意:该工作区不需要再创建新的文件夹,直接使用子项目文件夹这一层级),工作区用于存放工作中自己创建的文档,或者是对接收到的文档进行修改后直接使用时进行存放,此类接收到的文档需要进行相应的调整,以满足自己工作要求,同时如有新的版本不同的文档收到,可视情况对工作区中对应的文档进行更新,或者在工作区中创建新的文档进行保存。

 

文档管理归档

 

会博通综合档案管理系统在项目管理的全过程中,特别是在项目结束之后,对各种项目文档进行定期或不定期的总结,从中深入挖掘项目的进展信息和成败经验,以形成项目管理资产库,最后还应在子项目中设置“归档区”文件夹,此文件夹用来保存子项目工作中已不再使用的文档,全部都来自于工作区,如旧版本的汇总、中间文档等。


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