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企业部署文档管理系统:提高软实力,管理更高效

2020/4/20 0:00:00

企业部署文档管理系统:提高软实力,管理更高效

众所周知,企业文档资料承载着企业发展记忆、经验以及成果。很多企业的管理还停留在个人或部门层面,企业的重要文档往往会因为员工的离职而丢失,也可能会因为文档使用不规范而出现遗失、损坏,更有被恶意扩散导致严重的损失。

 

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理等领域走在世界领先水平。会博通综合文档管理系统专门给企业提供文档管理信息化解决方案,主要解决两个方面的问题:1、如何将文档管理融入员工的实际工作中;2、如何有序化、规范化管理文档。

 

1、如何将文档管理融入到员工实际的工作中

 

会博通综合文档管理系统为企业提供文档从创建、协作、归档到再利用的全生命周期管理,员工在文档创建之初就利用系统创建文档,并可启动对文档的协同工作(如编辑、校对、变更、审批等),形成成果文档后,可把成果文档,以及形成成果文档的管理痕迹(协同痕迹),一并分类保存到对应的文档分类中,从而在企业层面完成了文档的集中统一管理。不管是合同、方案、报价、案例等等,各种类型的文档都可以采用以上的闭环管理模式,帮助企业通过文档链来管控供应链、业务链,将文档转变为企业的核心竞争力!

 

2、企业怎样有序化、规范化的管理文档

 

一般企业对于文档管理的误区还留在文档的存储与备份层面,除了这两方面问题,企业文档管理但还会出现查找困难、借还不知去向、变更版本混乱、权限不清导致恶意扩散等管理问题。会博通综合文档管理系统,一直都在研究文档管理方面的痛点,并提出完善的解决方案:

 

分类与属性自定义

 

众所周知,每个企业对于文档的使用场景都是不一样,所以导致有多种分类方法,有些企业以部门为单位分类,有些企业以文档类型来分类。往往企业文档管理的规范性在于,可以对文档资料标注定义其性质和属性,如发证机关、有效期等证照属性;合同金额、甲乙丙方等合同属性等。会博通综合文档管理系统提供分类与属性自定义功能,可满足企业管理不同类型、不同性质文档内容的自定义需求。

 

管理权限

 

会博通综合文档管理系统的授权体系是针对具体用户或组织实现的,可授予该用户/组织在某一文档分类中可访问文档的密级,以及对这些文档资料的使用权限,包括:条目(元数据)阅读、内容阅读以及增、删、改等,并可对本人和他人创建的文件进行区别授权。

 

 

 

搜索平台

 

会博通综合文档管理系统搜索平台支持关键字、组合搜索条件或者是二次搜索,搜索结果受权限控制,帮助用户更快、更精准地找到所需要的文档资料。

 

标准化借、还管理

 

会博通综合文档管理系统根据各个分支机构、不同部门,众多文档使用人员,管理文档按实际管理规定,密级匹配制定标准借阅、借用、复印标准化流程。

 

版本管理与变更

会博通综合文档管理系统,文档变更采用标准化的管理流程,实现新版本替换老版本,老版本存放在历史版本中,以便于追溯。对于企业文档变更、过期处理,系统可以设定周期性的提醒事项,避免出现过期不得而知等问题。

 

会博通综合文档管理系统帮助企业搭建适合企业的文档管理体系,让企业员工充分有效地利用企业内部文档的价值,从而促进企业的文档管理走向系统化、科学化、规范化,提升企业综合竞争力。


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