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企业文档管理安全是王道

2020/4/22 0:00:00

企业文档管理安全是王道

 

一、企业文档管理安全的重要性:

 

企业不断发展壮大过程中,日积月累产生大量有价值文档,这些文档往往把握着企业命脉,承载着企业发展的记忆、经验以及成果。即使企业文档的重要性众所周知,很多企业却还是会疏忽对文档进行合理性,有序化管理,往往因此出现严重的安全隐患,甚至阻碍企业发展。

 

成千上万的企业文档资料散乱存储员工个人电脑,电脑中毒、硬盘损坏、缺乏操作记录的情况时有发生,经常给公司带来直接巨大的经济损失。企业的重要机密文件经常暴露在公司员工面前,85%的员工可以轻松获取到公司具有竞争力资料和信息,机密资料泄露甚至引发版权争议,新闻中经常报道侵占版权的官司和纷争不断,到底谁才是真正的版权持有者?这些问题持续累积不加以解决将会给企业造成怎样的影响?这些问题都值得我们深思。

 

 

二、企业文档管理常见安全弊端

 

公司日常运行过程中,通常会产生很多包含技术、财务、销售、客户等机密敏感信息的文档,普通的电脑锁定及共享很难让文档得到行之有效的保护。目前很多企业在文档管理方面存在着诸多弊端:

 

1、大量的文档资料分散存储在员工电脑上,少则几百台,多则成千上万台电脑中,根本无法做到所有文档统一集中管理,实现全部文档的备份几乎不可能。

 

2、企业现有文档管理缺乏基于角色、用户权限管理措施,企业内部因部门不同、员工级别不同,针对文件使用范围也不同。但管理人员无法根据实际需求设置不同部门、员工使用不同文件的权限。重量级文件往往存在被某些员工轻易获得,导致泄露风险,无法全面保障公司文档资料安全性。缺乏对文件的使用权限控制措施,企业内部文件甚至核心机密文件不能合理设置不同的使用权限,造成机密文件在企业内部的滥用,从而给企业核心机密带来了重大的安全隐患。

 

3、企业文档管理缺乏安全的加密机制,企业内重要文件被网络黑客或竞争对手非法拷贝走,将会给企业带来极大的损失。

 

4、企业工作离不开文档,成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作,每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录,公司的机密文件遭到恶意篡改后无从查起,员工之间互相猜忌推卸责任,影响公司内部团结。有时重要内容被误删除,无法恢复至之前版本,造成重要信息的丢失,重新起草还要浪费人力与时间成本,给公司带来巨大的经济损失。

 

三、会博通综合文档管理系统六大安全技术保证文档安全:

 

会博通从1988年开发出我国第一套文档一体化软件产品以来,就是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商。历经30年,会博通一直潜心研发综合知识管理系统,打造组织知识生态链,已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。现在会博通已经知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。会博通一直秉承企业文档管理,安全才是王道,六大安全技术保障企业文档安全。会博通综合文档管理系统采用痕迹记录、USBKey、数字证书、机器指纹、登录安全、防扩散水印六大安全技术,依权限管理机制,保证企业文档安全。实现企业文档管理,成为企业核心竞争力,让企业文档得以安全地传播与利用。


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