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网络时代企事业单位建设档案管理系统必备6大功能

2020/4/24 0:00:00

网络时代企事业单位建设档案管理系统必备6大功能

 

众所周知,档案管理一直是企事业单位、组织机构管理不可或缺的重要组成部分,央企、国企、政务机构尤其重要。那么在这个经济、科技、网络飞速发展的时代,如何建设档案管理系统才能满足单位的需求呢?网络时代企事业单位建设档案管理系统需要哪些功能呢?

 

绍林科技作为我国最早的一家高科技软件企业,1988年已开发出我国第一套文档一体化软件产品会博通,亦是我国最早的知识与内容管理软件开发与供应商之一。在过去30年,我们一直潜心研发综合知识管理系统,不断升级,为打造组织知识生态链而努力,现在已经成为经国家认证双软企业,国家重点支持的高新技术企业。会博通知识管理文档管理档案管理证照管理办公自动化人事档案管理合同管理领域走在世界领先水平。曾为南方电网、中国银行、农业银行、中国电信、日立电梯、佛山人大、中粮集团、珠江钢琴等企事业单位部署综合档案管理系统,提供档案管理信息化建设方案。下面就由会博通综合档案管理系统资深产品经理分享《网络时代企事业单位建设档案管理系统必备功能》供大家参考:

 

会博通综合档案管理系统产品经理指出:网络时代企事业单位的档案管理的信息化建设不仅是时代的需要,更是企业发展的需要,建设档案管理系统应该实现两个目的:

 

一、档案有序化管理:

 

网络时代企事业单位建设档案管理系统需要提供可自由定义档案分类、结构分类与属性分类等功能。要满足业务档案实现个性化,实体与电子档案有序化管理。

 

二、档案管理规范化:

 

网络时代企事业单位建设档案管理系统须提供细粒化依权限管理功能,不同岗位、不同职责的用户,在使用系统过程中按其权限实现档案录入、移交、查阅与借还,自由定义专业档案业务的协作方式,实现档案管理规范化。

 

会博通综合档案管理系统产品经理指出:网络时代企事业单位建设档案管理系统必备六大功能:

 

1、档案收集:

会博通综合档案管理系统支持多全宗管理模式,提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。应支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能,并提供电子案卷的可流程化处理功能,可实现分布式或集中式的档案整理需求;

 

2、规范档案管理:

会博通综合档案管理系统可实现符合国家标准,且满足综合性档案的集中存储、集中应用,可对档案门类以及属性字段进行自定义创建,满足单位管理文书档案、会计档案等十大类档案资料的需求,并支持干部人事档案管理功能,全面管理单位涉及的所有档案门类。拥有从档案的扫描、录入、整理、归档、利用、统计、编研、过期档案处的档案全生命周期管理体系与对应的管理功能,并对档案的出入库,包括原件与数字文件的借阅与归还的申请与登记功能,并可实时统计档案资料的利用情况、借用热度等数据;

 

3、档案整理:

会博通综合档案管理系统支持符合国家标准的档案封面、背脊、目录、备考表等的套打功能,每次打印均可在不影响表格模板原格式的基础上套取打印模板并调整打印格式;

 

4、档案安全管理:

会博通综合档案管理系统具有完善的安全机制,灵活的权限设置和多级管理方式。采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制,可针对用户进行功能授权、角色授权和管理范围授权。基于档案管理规范的安全控制策略,如密级、单位、门类、有效期、权限、内容等。用户只有通过身份、权限验证,才能使用与自己权限相对应的功能;文件在网络传输过程中是加密传输;对用户的登录和操作都有完整的日志记载;

 

5、档案检索查询:

会博通综合档案管理系统支持关键词检索、全文检索、二次检索、类自然语言搜索以及组合条件搜索等多种检索方式,并且检索结果须根据工作职能与授权决定;

 

6、档案统计:

会博通综合档案管理系统可对库存档案的综合情况实现可视化直观展现,并可根据档案种类、档案保管期限、档案密级、数字档案不同维度进行数据统计,并且,在每一个档案管理分类的属性页面中,都带有自定义统计功能。


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